Aprenda a fazer uma gestão do tempo eficiente para se desenvolver no trabalho e nos estudos!

Saber gerenciar o tempo é a chave para conseguir realizar todas as tarefas do dia, com o máximo de eficiência. Conheça alguns métodos que vão ajudar nessa organização!

Se você tem a impressão de que os ponteiros do relógio estão cada vez mais acelerados, ficando quase impossível realizar todas as suas atividades, saiba que você pode estar com dificuldade de fazer a gestão do tempo.

E isso pode atrapalhar sua vida profissional e estudos, pois as tarefas tendem a se acumular ou precisam ser feitas com pressa. A boa notícia é que, com uma dose de planejamento, organização e, se precisar, com a ajuda da tecnologia, é possível gerenciar melhor as horas do seu dia.

Quer saber o que é gestão do tempo e sua importância? Fique com a gente e descubra ainda alguns métodos para que você possa fazer as pazes com o relógio!

O que é gestão do tempo?

É uma maneira de planejar e executar suas tarefas com eficiência, otimizando o tempo que você dedica a cada uma delas. O objetivo é melhorar sua produtividade, pois você se organiza com as demandas, priorizando as mais importantes e utilizando métodos para ter foco na realização de cada atividade.

Qual a relação da gestão do tempo com o aumento do desempenho no trabalho ou estudos?

Ao fazer a gestão do tempo, você pode dar conta de diferentes demandas de um jeito organizado. Então, na rotina de estudos, por exemplo, verifica qual assunto é o que você tem mais dificuldade e, consequentemente, vai levar mais tempo para assimilar. 

Assim, dá prioridade para ele, deixando os outros temas para serem vistos na sequência. E olha só: quando você finaliza esse assunto mais denso, fica mais tranquilo, pois sabe que os próximos são leves, ou seja, você tem um incentivo para continuar os estudos.

O mesmo pode acontecer no trabalho: você organiza suas demandas, começando por tarefas mais importantes, complicadas ou por aquelas que estão com o prazo vencendo. Desse modo, ordena suas atividades e consegue realizá-las com mais eficiência.

Conheça os 5 princípios da gestão do tempo 

Para fazer a gestão do tempo de modo eficiente, é interessante conhecer seus 5 princípios. Acompanhe:

Priorização

É preciso priorizar as tarefas e assuntos mais relevantes e urgentes na organização do seu dia. Desse modo, você resolve as demandas importantes, seja na sua vida pessoal, trabalho ou estudos.

Planejamento

Você tem um monte de coisas para resolver e fica perdido por onde começar? Basta fazer um planejamento das tarefas, utilizando a boa e velha agenda ou até mesmo os aplicativos que organizam suas atividades.

Foco

Temos que dar conta de diferentes compromissos e demandas, mas, para realizarmos cada coisa com qualidade, é preciso ter foco. Se você está fazendo a tarefa A, de nada adianta ficar pensando nas tarefas B e C, concorda? Você perde tempo e não consegue se concentrar, o que vai afetar sua produtividade.

É preciso ainda ficar longe das distrações, como olhar o celular a todo momento ou parar o que está fazendo para bater papo.

Organização

O pilar organização anda de mãos dadas com o planejamento, pois é preciso ordenar os afazeres do seu dia. Assim, você acorda e já sabe o que precisa ser feito e em qual momento.

No entanto, quando se fala em organização na gestão do tempo, estamos nos referindo também a ser organizado, como ter uma mesa de trabalho e materiais arrumados, arquivar seus documentos digitais em pastas, entre outros aspectos.

Com isso, você otimiza seu tempo, pois não precisa ficar procurando onde está um papel importante ou onde colocou sua caneta, por exemplo.

Economizadores de tempo

Por último, é preciso considerar o uso de economizadores de tempo, ou seja, artifícios para você ganhar umas horinhas a mais no seu dia. 

Entre eles, podemos citar a utilização da tecnologia, como adotar o débito automático para pagar contas. Outro artifício pode ser almoçar em um restaurante mais próximo do trabalho ou assistir a uma aula online enquanto está no ônibus.

Qual a importância da gestão do tempo?

Ao conseguir administrar bem o seu tempo, você tem uma série de benefícios para a vida pessoal e profissional. Veja abaixo:

Responsabilidade com o trabalho

Você se torna um profissional responsável, pois não perde prazos, cumpre as metas e faz as entregas com qualidade. Portanto, ao ter essa atitude, você melhora sua reputação e passa a ser bem-visto pelos gestores.

Qualidade de vida

Nosso dia a dia é corrido, pois temos que realizar diversas atividades, o que inclui o trabalho, cuidados com a casa, estar com a família, entre outras. 

Para dar conta de tudo, o segredo é planejar seus compromissos, incluindo um tempo razoável para as refeições, para as atividades físicas e até para o descanso (deixando horas suficientes para um sono tranquilo e reparador).

Em outras palavras: quem tem a habilidade de gerenciar o tempo, ganha qualidade de vida.

Redução da ansiedade e estresse

Falando em qualidade de vida, saiba que, ao organizar seu dia, planejando e priorizando suas tarefas (incluindo pequenas pausas), você consegue reduzir a tensão e a ansiedade no trabalho e na vida pessoal.

A relação: gestão do tempo x produtividade

Você viu que administrar o tempo envolve uma série de questões, como priorizar o que é mais importante, ser organizado e utilizar artifícios para economizar minutos preciosos do dia. 

Mas, além disso, envolve atitudes, como não procrastinar, não ter conversas paralelas no trabalho, não olhar as redes sociais enquanto estuda, evitar perder tempo com reuniões e até saber em quais projetos e iniciativas participar.

Ao juntar todos esses aspectos em sua rotina, você consegue realizar mais atividades durante o seu dia, o que representa um aumento da sua produtividade, mas sem que seja preciso sacrificar o momento de fazer uma alimentação saudável, dormir bem ou se exercitar.

Dessa forma, assim como os mapas mentais, a gestão de tempo é um recurso importante para melhorar seu desempenho nos estudos e no trabalho.

Quais as vantagens e desafios da gestão do tempo? 

Descubra quais são as principais vantagens e desafios de implementar a gestão do tempo em seu dia a dia:

Vantagens 

  • valorização profissional, pois você consegue se organizar para cumprir suas demandas e, assim, trabalha bem em equipe e contribui para melhorar os resultados da empresa;
  • versatilidade para assumir diferentes compromissos, como trabalhar e fazer um curso EAD, pois você tem a habilidade de organizar e planejar seu dia com eficiência;
  • aumento da produtividade, ou seja, você tem um bom desempenho nos estudos e nas atividades profissionais; 
  • redução do estresse, pois você não está a todo momento correndo contra o tempo, diminuindo a pressão, especialmente no trabalho;
  • melhora da autoestima, porque você vê que consegue estudar com eficiência, podendo se dar bem em provas e avaliações para conquistar o que deseja.

Desafios

  • capacidade de dizer não para as pessoas que querem conversar ou pedir ajuda enquanto você trabalha ou estuda. Aqui vale ser sempre cordial e explicar que você estará disponível em outro momento; 
  • dificuldade na priorização de tarefas, porque tudo pode parecer urgente e importante. Mas é necessário saber avaliar cada demanda para fazer um planejamento eficiente das atividades;
  • distrações na hora de realizar seus afazeres, atrapalhando o foco nas tarefas, especialmente se o smartphone estiver por perto. A dica aqui é eliminar as notificações sonoras ou deixar o aparelho guardado, na mochila ou gaveta;
  • trabalho em equipe com profissionais que são desorganizados com tarefas e prazos, porque, em muitas situações, você precisa dar continuidade em um projeto, mas o colega está atrasado com as entregas, o que atrapalha a sua gestão de tempo;
  • reuniões desnecessárias, visto que, no trabalho presencial e home office, é comum a realização frequente desses encontros que podem comprometer um tempo importante do seu dia. A ideia é evitar essas reuniões ou sugerir que sejam rápidas, ou seja, já tenham uma pauta e que não ocorra interrupções.

Principais métodos da gestão do tempo

Está confuso em como adotar a gestão do tempo em seus estudos ou trabalho? Olha que legal: existem alguns métodos que vão ajudar você a administrar melhor seu dia e aumentar sua produtividade. Confira:

Matriz de Eisenhower

É um método que permite gerenciar seu tempo e ajuda na tomada de decisão, organizando suas tarefas por urgência e importância. Criada por Dwight Eisenhower, ex-presidente do Estados Unidos, permite fazer uma triagem de suas demandas.

As tarefas importantes estão ligadas às suas metas e objetivos, e as urgentes estão relacionadas com o vencimento de prazo.

A matriz de Eisenhower é visual, então você precisa desenhar um plano cartesiano (com os eixos x e y e dividi-lo em quatro quadrantes). Na linha vertical (y), estão os afazeres de acordo com o grau de importância e na horizontal (x) segundo o grau de urgência.

Dessa maneira, os quadrantes serão classificados em:

  • tarefas urgentes e importantes — devem ser priorizadas, exigindo atenção imediata;
  • tarefas urgentes, mas não importantes — exigem rapidez na realização, mas podem ser delegadas a outra pessoa, por exemplo;
  • tarefas importantes, mas não urgentes — podem ser resolvidas em um outro momento;
  • tarefas nem urgentes nem importantes — podem ser adiadas com tranquilidade.

GTD

GTD é a sigla para Getting Things Done, um método de autoria do norte-americano David Allen apresentado na obra “A arte de fazer acontecer”. A ferramenta permite aumentar sua produtividade, pois você passa a ter um controle maior da rotina.

O GTD envolve cinco etapas: 

  • coletar — você anota todas as suas ideias, tarefas e projetos;
  • processar — aqui você classifica as atividades de acordo com a sua importância ou urgência;
  • organizar — nessa etapa está a lista de afazeres, organizada de acordo com seu contexto ou prazo de entrega;
  • revisar — verificar se o planejamento das tarefas está correto, inclusive se há alguma informação nova que muda a organização estipulada;
  • fazer — é o momento de executar as atividades seguindo o cronograma criado.

Pomodoro

Criado pelo italiano Francesco Cirillo, é uma ferramenta de gestão de tempo que prioriza as pausas entre as atividades. Ele desenvolveu o método utilizando um timer em forma de tomate, daí o nome “pomodoro”.

Apesar de parecer contraditório parar no meio de uma demanda, pois passa a ideia de “perder tempo”, saiba que esses intervalos são importantes para que você possa relaxar a mente e retomar seus afazeres com mais entusiasmo e foco.

O método Pomodoro é bem simples de ser utilizado. Você realiza sua atividade por 25 minutos, para por 5 minutos e vai assim até completar 2 horas (ou 4 ciclos), momento em que pode fazer uma pausa maior, de 15 a 30 minutos. Dá para marcar o tempo com um timer ou no cronômetro do celular.

Kanban

É um método criado pelo japonês Taiichi Ohno, que se utiliza de cartões ou post-its para você acompanhar o andamento da sua produção. Mas é claro que você pode utilizar o método de maneira digital, aliás muitos apps de gerenciamento de tarefas se valem desse recurso.

Trata-se de um sistema visual, em que você tem um panorama do fluxo de trabalho, movendo as tarefas no quadro (da esquerda para a direita), após a conclusão de cada estágio. 

Em geral, o kanban divide as tarefas em: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done). Cada uma tem um responsável, prazo de produção e o que precisa ser feito.

Aplicativos que auxiliam na gestão do tempo

Além dos métodos que apresentamos, dá para ter uma forcinha da tecnologia para gerenciar melhor seu tempo. Dá uma olhada nos principais aplicativos com essa proposta:

  • Trello — voltado para gestão de tarefas, otimizando a organização e o trabalho colaborativo;
  • Notion — para a organização de suas atividades pessoais e profissionais, possibilitando montar listas, fazer anotações e criar documentos colaborativos;
  • Google Agenda — você tem uma agenda que pode ser compartilhada e que está integrada ao seu e-mail e contatos. Consegue ter uma visão geral de suas tarefas e recebe notificações de compromissos, como reuniões;
  • Evernote — suas notas, tarefas e calendário aparecem juntos, facilitando a organização e planejamento das atividades e, é claro, a gestão do tempo.

A nossa rotina anda cada vez mais corrida, mas você pode ter o controle sobre o relógio, fazendo a gestão do tempo. Basta elencar suas atividades, priorizar as urgências e se concentrar na realização de cada tarefa. Aos poucos, você vai conquistar o que deseja e pode se realizar na vida pessoal e profissional!

E aí? Gostou de saber o que é gestão do tempo e como colocá-la em prática? Então, compartilhe o artigo nas suas redes sociais para que mais pessoas possam otimizar seu dia por meio desses métodos!

Outras dúvidas sobre gestão do tempo que podem ajudar

  1. Quais são os principais passos para gerir o seu tempo?

    Planejar e organizar as demandas, priorizar as tarefas, estabelecer metas e se concentrar na realização de cada atividade, evitando distrações.

  2. Quais são os princípios da gestão do tempo?

    São 5 princípios: priorização, planejamento, foco, organização e uso de economizadores de tempo.

  3. Como você faz a gestão do seu tempo?

    Para ajudar no planejamento, organização e execução de tarefas e compromissos com eficiência, o ideal é utilizar uma agenda (em papel ou digital) ou aplicativos e ainda se valer de algum método voltado para a gestão do tempo, como pomodoro ou kanban.

Quer receber mais conteúdos brilhantes como esse de graça?

Inscreva-se para receber nossos conteúdos por email e participe da comunidade